Automatyzacja przy dokumentacji przetargowej - 20h oszczędności miesięcznie.
Nasz klient skrócił czas przygotowania dokumentacji pod przetargi z 5–6 godzin ręcznej pracy do jednego kliknięcia. Zobacz więcej w filmie poniżej 👇🏼
"Współpraca z Autooomate i automatyzacje które stworzyli zwróciły nam się kilkukrotnie."
Jarosław Haśkiewicz, LM Line
wyszukiwać odpowiednie dokumenty w systemie handlowo-magazynowym,
pobierać je w formie plików PDF,
ręcznie je oczyszczać z danych wrażliwych,
usuwać informacje o innych produktach,
składać wszystko w jedną paczkę dokumentów gotową do wysłania w przetargu.
Żeby przejść od ręcznego procesu do jednego kliknięcia, musieliśmy zmierzyć się z kilkoma istotnymi wyzwaniami technicznymi.
działa w całości w infrastrukturze klienta,
korzysta z jego systemu handlowo-magazynowego,
automatycznie czyści dokumenty PDF,
generuje gotową paczkę PDF bez udziału handlowca.
Integracja z systemem handlowo-magazynowym klienta – bezpośrednie pobieranie dokumentów i danych produktowych.
Praca wewnątrz infrastruktury klienta – tak, aby całość działała na jego serwerach, z zachowaniem polityk bezpieczeństwa.
Bezpieczne przetwarzanie danych – w tym automatyczne usuwanie danych wrażliwych z dokumentów PDF.
Czyszczenie dokumentów z informacji o innych produktach – tak, aby w paczce pozostawały tylko dane dotyczące konkretnego indeksu.
Przyspieszenie pobierania i przetwarzania dokumentów PDF, które wcześniej trwało długo i często kończyło się błędami.
Handlowiec wgrywa plik z indeksami
Plik zawiera listę produktów, dla których trzeba przygotować dokumentację przetargową.
Kliknięcie jednego przycisku uruchamia proces
Automatyzacja startuje z poziomu interfejsu klienta.
System pobiera dokumenty z systemu handlowo-magazynowego klienta
Na podstawie indeksów wyszukiwane są odpowiednie dokumenty i dane produktowe.
Automatyczne oczyszczanie dokumentów PDF
Z plików usuwane są dane wrażliwe oraz wszelkie informacje dotyczące innych produktów.
Tworzenie paczki dokumentów w przygotowanym folderze
System generuje kompletną paczkę dokumentów PDF, gotową do wykorzystania w przetargu.
Gotowa dokumentacja pod przetarg
Handlowiec otrzymuje finalną paczkę – bez konieczności ręcznego pobierania, kopiowania i sprawdzania danych.
Dzięki wdrożonej automatyzacji klient znacząco odciążył swój zespół handlowy i zyskał przewidywalny, powtarzalny proces przygotowywania dokumentacji przetargowej.
Do 20 godzin pracy miesięcznie mniej – tyle czasu odzyskuje zespół dzięki automatyzacji.
Skrócenie czasu przygotowania dokumentacji z 5–6 godzin do jednego kliknięcia.
Zdecydowanie mniej błędów wynikających z ręcznego kopiowania i czyszczenia dokumentów.
Stały, powtarzalny proces – każda paczka dokumentów jest przygotowana według tych samych, ustalonych zasad.
Bezpieczne przetwarzanie danych – dokumenty są czyszczone z danych wrażliwych i informacji o innych produktach.
Lepsze wykorzystanie czasu handlowców – mogą skupić się na sprzedaży i relacjach z klientami zamiast na pracy administracyjnej.
Chcesz zautomatyzować podobny proces?
Jeśli w Twojej firmie handlowcy lub pracownicy biurowi spędzają godziny na przygotowywaniu dokumentów, raportów czy paczek PDF – dokładnie tak, jak w tym case study – możemy pomóc Ci zamienić ten proces w jedno kliknięcie.
